E-mail is niet meer weg te denken in de huidige maatschappij. Per dag ontvangen we gemiddeld 100 berichten per dag. Heb jij last van een volle mailbox en weet je niet meer met welk bericht je nog iets moet doen? Lukt het je niet om overzicht in je mailbox te krijgen? Dan kunnen onderstaande vragen en tips je helpen om grip op je e-mail te krijgen en te houden.

De grootste oorzaak van een overvolle inbox is het NIET gebruiken van de deleteknop.

Stel je jezelf de volgende vraag bij elke mail die binnen komt:

1. Is deze e-mail voor mij?
   • Ja, ga naar vraag 2.
   • Nee, verwijder de mail of stuur door naar een ander persoon.
2. Is deze e-mail interessant/relevant?
   • Ja, ga naar vraag 3.
   • Nee, verwijder de mail
3. Bevat deze e-mail een taak/actie of afspraak?
   • Ja, lees de info bij ‘actie’
   • Nee, bevat deze mail informatie waar ik nog wat mee moet?
     • Ja, berg de informatie op op de juiste plaats. Lees de info bij ‘archiveren’
     • Nee, verwijder de mail of archiveer deze in het mapje ‘archief 20xx’

Actie:

• Kost het afhandelen van de mail minder dan 2 minuten; doe het direct en daarna verplaats/delete je het bericht.
• Kost het afhandelen van de actie uit de mail 5 tot 30 minuten; verplaats de mail naar de digitale takenlijst of schrijf het op je papieren takenlijst en archiveer de mail.
• Kost de taak meer tijd? Verplaats hem naar de digitale agenda en plan in of schrijf hem in je papieren agenda en archiveer de mail.

Archiveren van mail:

Je zou de volgende mappenlijst kunnen aanmaken:

1. ACTIE
2. LEZEN
3. WACHT OP REACTIE
4. BELANGRIJK (bv. Inloggegevens/wachtwoorden)
5. ARCHIEF 20xx (kies hierbij het jaartal)

Door het toevoegen van een cijfer (maar een letter zou ook kunnen) blijven de mappen in de volgorde staan die jij prettig vindt.

Schonen van de inbox: pas bovenstaande vragen en tips ook toe op je huidige inbox.

Verder heb ik nog de volgende tips:

• Reageer alleen op mails waar om jou reactie gevraagd wordt
• Beperk je tot mensen ‘voor de zekerheid’ in cc mee te nemen
• Kies bij beantwoorden niet voor ‘allen’ maar stuur je mail alleen aan de afzender
• Loop naar iemand toe of bel op om te reageren als het om veel vragen/antwoorden gaat
• Wees selectief in het abonneren op nieuwsbrieven
• Verstuur minder mail; dan ontvang je ook minder mail
• Zet de optie ‘ontvangst’- of ‘leesbevestiging’ uit, dit scheelt onnodige mails
• Tenslotte: stop de conversatie tijdig (vermeid ‘bedankt’ en ‘succes’ mails)

Wil jij overzicht in je mailbox, minder stress en rust in je hoofd? Neem dan contact met mij op; ik kan jou helpen met het schonen van je mailbox en tips geven om overzicht te krijgen en te houden. Ook kunnen we samen kijken naar een voor jou passende mappenlijst.

Wil je meer tips om grip op je email te houden. Collega professional organizer Annemiek Tigchelaar heeft een leuk boekje geschreven. Het heet ‘grip op je e-mail = grip op je werk’. Enkele van bovenstaande tips komen uit dit boekje.

Ik wens je veel succes en een goed overzicht in je mailbox.